Phương pháp để hoàn thiện và tránh lỗi tiểu tiết trong quyển báo cáo và slide

Bài này sẽ hướng dẫn các bạn một phương pháp đơn giản nhưng rất hiệu quả để tránh các lỗi tiểu tiết trong quyển báo cáo cũng như trong slide ở giai đoạn hoàn thành. Tránh được những lỗi này sẽ giúp các bạn tránh bị giáo viên hướng dẫn hay các thành viên hội đồng sa đà vào phê phán các lỗi tiểu tiết của các bạn mà có nhiều thời gian hơn hướng dẫn các bạn ở các nội dung có tính chiều sâu và tính khoa học hơn.
Bản thân tôi mà sinh viên cứ nộp báo cáo cho tôi đọc mà vẫn còn dính mấy cái lỗi cơ bản này là tôi bực mình lắm. Vì rất tốn thời gian sửa mấy lỗi cỏn con này, thành ra không còn thời gian sửa các lỗi chính!

Cách thực hiện

Cách thực hiện rất dễ:
- Các bạn lôi giấy bút ra, và liệt kê lại toàn bộ các danh sách lỗi phải tránh cho từng nội dung, đánh số từ 1 đến hết cho dễ theo dõi.
- Sau đó ngồi đọc lại báo cáo (slide) từ đầu đến cuối với từng lỗi một. Lưu ý là mỗi lần đọc lại các bạn chỉ được theo dõi đúng 1 lỗi thôi nhé.
- Nếu lỗi đó không còn xuất hiện trong báo cáo nữa thì đánh dấu lỗi đó đã pass trong cái danh sách ban đầu
- Khi nào toàn bộ danh sách ban đầu đã pass hết thì các bạn mới gửi cho giáo viên hướng dẫn đọc

Vậy danh sách lỗi bao gồm những gì? Những mục tiếp theo sẽ liệt kê một số lỗi cơ bản phải tránh. Các bạn có thể bổ sung thêm theo yêu cầu đặt trưng của đề tài và của giáo viên hướng dẫn.

Danh sách lỗi cần phải tránh trong quyển báo cáo

Các bạn lập danh sách bao gồm ít nhất các lỗi sau, tôi liệt kê từ dễ đến khó, từ đầu đến cuối báo cáo:
1. Tên đề tài đã hợp lí chưa?
2. Số lượng chương có đúng nằm trong khoảng 3-4 chương chưa?
3. Có mục lục chính, mục lục hình vẽ, bảng biểu, từ viết tắt chưa?
4. Mục lục chỉ trình bày các tiêu đề có độ sâu đến 3
5. Mục lục chỉ đúng số trang
6. Mục lục hình vẽ chỉ đúng số trang
7. Mục lục bảng biểu chỉ đúng số trang
8. Header và footer không in chữ to hơn nội dung, không được dài quá 1 dòng
9. font chữ, giãn dòng, căn lề đã chuẩn chưa
10. Có mở đầu chưa?
11. Mở đầu phải có giới thiệu nội dung các chương
12. Mở đầu không được xin cảm ơn ai và cũng không được kêu ca kiểu "do thời gian có hạn nên..."
13. Báo có có kết luận chưa?
14. Kết luận phải có 3 phần: nêu những đóng góp của luận văn đã thực hiện được, những hạn chế tồn tại, và hướng phát triển tiếp theo
15. Kết luận không được xin cảm ơn ai và cũng không được kêu ca kiểu "do thời gian có hạn nên..."
16. Có mục tài liệu tham khảo chưa?
17. Mỗi tài liệu tham khảo phải có đầy đủ thông tin như hướng dẫn trong bài  trích dẫn TLTK, và không đươc liệt kê các trang web không đủ tin cậy
18. Thứ tự các mục chính phải là: mở đầu, chương 1, 2,3... kết luận
19. Đánh số tranh chính thức từ mục mở đầu
20. Phần các loại mục lục và lời cảm ơn đánh số kiểu la mã loại chữ thường (không được chữ in hoa)
21. Tên các chương đã logic chưa?
22. Bắt đầu chương mới có break trang
23. Đầu mỗi chương có phần giới thiệu nội dung chính trong chương
24. Cuối mỗi chương có kết luận chương đã trình bày cái gì và nó là cơ sở để chương sau trình bày cái gì
25. Trong mở đầu và kết luận các chương, chỉ được dùng các câu đơn, có đầy đủ chủ ngữ, vị ngữ. Tránh các câu kiểu như "Trong chương 1, sẽ trình bày...." là câu không có chủ ngữ.
26. Tên các đề mục không được là câu hỏi, cũng không được dài quá 1 dòng
27. Style các đề mục cùng hàng thì phải giống nhau về font chữ, cỡ chữ, in nghiêng, in đậm
28. Mục có dộ sâu cấp 4 trở lên thì đánh số theo a,b,c mà không được đánh số, chẳng hạn như 2.1.1.3 là không được
29.Các hình vẽ có đánh số theo chương và caption đầy đủ, caption phải nằm cùng trang với hình vẽ chứ không được để hình một trang, caption nhảy sang trang tiếp theo
30.Các bảng biểu có đánh số theo chương và caption đầy đủ, caption phải nằm cùng trang với bảng biểu chứ không được để bảng một trang, caption nhảy sang trang tiếp theo
31.Tất cả các nhận định, công thức, hình vẽ tham khảo từ chỗ khác phải chú dẫn nguồn tham khảo.
32.Chú dẫn tham khảo phải để trong dấu [], và đặt trước dấu chấm câu, trước dấu hai chấm. Không được đặt trong tên các đề mục
33.Tất cả các công thức toán học phải đánh số thứ tự theo chương, căn lề sát bên phải, để trong dấu ngoặc đơn. Nhưng phần công thức vẫn phải căn lề giữa
34. Tất cả các hình vẽ, bảng biểu, thuật toán, nên dịch và vẽ lại bằng tiếng Việt, tránh chụp hình paste vào.
35. Không xưng tôi, em, paper, article .... trong báo cáo. Chỉ được xưng "luận văn"
36. Tránh tất cả các lỗi chính tả: nhầm giữa "s" và "x" , "ch" và "tr", "r" và "d", "n" và "l"...
37. Cân bằng giữa độ dài các chương: không để 1 chương nào đó dài hơn cả 2 chương khác cộng lại
38. Những mục như phân tích thiết kế, nên dùng kí hiệu chuẩn của UML, không được dùng các kí hiệu do mình tự đặt ra
39. Tất cả các sơ đồ, hình vẽ phân tích thiết kế đều phải có diễn giải kèm theo chứ không được dán một cái sơ đồ vào xong để đấy mà không có diễn giải gì.
40. Tổng số trang phần nội dung chính thức (từ mở đầu đến hết tài liệu tham khảo) nên nằm trong 50-60 trang

Như vậy khi duyệt xong các danh sách này thì các bạn phải đọc, xem lại cái báo cáo của mình ít nhất 40 lần, ngoài ra còn có các yêu cầu bổ sung từ giáo viên hướng dẫn nữa! Nghe có vẻ nhàm chán và buồn tẻ nhưng các bạn hãy làm thế đi, vì nếu không, các thầy cô cũng sẽ bắt các bạn sửa đi sửa lại tương đương với việc đọc lại chừng ấy lần, mà các bạn bị mất thời gian hơn rất nhiều và các thầy cô sẽ đánh giá các bạn thấp đi rất nhiều!


Danh sách lỗi cho slide

Danh sách lỗi cho slide bao gồm:
1. Slide đầu phải có đầy đủ thông tin: tên đề tài, người hướng dẫn, người thực hiện, tên trường có thể có hoặc không
2. Slide đầu và slide chuyển phần không đánh số trang
3. Các slide còn lại phải có đánh số trang
4. Có slide trình bày outline nội dung sẽ trình bày
5. Không đánh số chương mục theo quyển báo cáo
6. Có đầy đủ các phần đặt vấn đề, hướng tiếp cận, cơ sở khoa học cho hướng tiếp cận, giải pháp và ứng dụng
7. Phần chính, chiếm ít nhất nửa số slide là phần giải pháp và áp dụng
8. Slide có phần kết luận
9. Slide kết luận phải có đầy đủ 3 phần: những công việc đã thực hiện được, những điểm còn hạn chế, hướng phát triển tiếp theo
10. Mỗi nội dung không trình bày quá 3-5 slide
11. Mỗi slide không có quá 3 màu chữ, màu hình
12. Mỗi slide không có quá 3-5 gạch đầu dòng
13. Mỗi gạch đầu dòng không có quá 3 dòng
14. Không được viết câu hoàn chỉnh trong slide
15. Không có nhiều hiệu ứng trong slide
16. Tổng số trang slide trung bình tương ứng 1 phút cho 1-1.2 slide. Ví dụ thời gian báo cáo là 15 phút thì nên làm slide có 15-20 trang nội dung, trừ các trang tiêu đề, chuyển trang, outline.
17. Có slide cảm ơn bằng tiếng việt. câu cảm ơn không dài quá 1 dòng
18. Sau slide cảm ơn thì nên copy lại y nguyên cái slide tiêu đề, để khi hội đồng đặt câu hỏi, các bạn show cái slide tiêu đề thì ý nghĩa hơn cái slide chỉ với câu cảm ơn đơn điệu!

Các bạn hãy làm thử mà xem, tuy rất nhàm chán nhưng hiệu quả sẽ ngoài sức mong đợi! Nên nhớ rằng các bạn mắc lỗi trong nội dung thì dễ tha thứ chứ mắc mấy cái lỗi tiểu tiết này thì rất khó tha thứ và bị mất cảm tình ngay tức khắc. Trong khi đó, đọc 1 quyển báo cáo hay xem một slide mà tránh được lỗi này các bạn rất dễ thu hút được hội đồng và dễ có cảm tình để được đánh giá cao!
Chúc các bạn thành công!

Chuẩn bị slide và trình bày báo cáo

Nội dung bài này sẽ hướng dẫn các bạn cách chuẩn bị slide và trình bày báo cáo cho buổi bảo vệ như thế nào. Các bạn cũng có thể áp dụng các hướng dẫn này vào các bài thuyết trình bài tập lớn, báo cáo nhóm, ....

Chuẩn bị slide

Khi chuẩn bị slide, các bạn nên chú ý các vấn đề cơ bản sau, có thể nó rất tiểu tiết nhưng nếu các bạn vẫn vướng vào thì ấn tượng về bài báo cáo của các bạn sẽ bị giảm đi rõ rệt.

Thứ nhất, rất đơn giản nhưng rất nhiều bạn quên, là phải đánh số trang slide, và nếu có thể đánh luôn số trang + tổng số trang của slide. Việc này rất quan trọng cho người nghe vì nếu người ta muốn hỏi bạn chỗ nào, người ta chỉ cần note số trang lại là xong. Sau đó, khi bị hỏi, bạn nhảy đến trang tương ứng cũng rất nhanh. Việc đánh số tổng số trang của slide sẽ giúp người xem (nghe) biết được bạn đang ở giai đoạn mở đầu, phát triển, hay chuẩn bị kết thúc bài thuyết trình.

Thứ hai, đừng bê kiểu trình bày như trong quyển in của luận văn vào trong slide. Trong slide không nên để đề mục có các các chữ như "chương I", "chương X", ... và cũng không nên để các số thứ tự của đề mục vào như "2.1. bla bla..."

Thứ ba, bố cục trình bày phải đầy đủ ít nhất 3 phần:
- Phần 1: Đặt vấn đề và cơ sở giải quyết: thường là nội dung chương 1 + 2 trong bài outlinne, phần này chỉ nên chiếm tối đa 1/3 số slide của bạn
- Phần 2: Phần bạn giải quyết vấn đề thế nào: thường tương ứng nội dung chương 3 như trong bài outline, phần này chiếm hầu hết nội dung còn lại bạn phải trình bày
- Phần 3: Kết luận: nêu những việc làm được, những việc chưa làm được, và hướng giải quyết.
Rất nhiều bạn lan man ở phần 1 quá nhiều, thậm chí quá nửa số slide. Vì các bạn nghĩ nên trình bày rõ hiểu biết của mình về các vấn đề cơ sở như thuật toán, mô hình, framework,... để thể hiện với Hội đồng. Đấy là sai lầm lớn!
Các bạn nên nhớ là mấy kiến thức cơ sở đó chỉ mới đối với bản thân các bạn, nên các bạn cảm thấy hay và muốn thể hiện, chứ thực ra nó luôn quá cũ và quen thuộc với các thầy cô trong Hội đồng hết rồi nên ngồi nghe lại mấy cái đó rất chán. Cho nên Hội đồng chỉ hào hứng và tập trung vào cái phần các bạn LÀM được, nghĩa là phần 2, chứ không ai chú đến cái phần các bạn HIỂU được ở phần 1!

Thứ tư, nên hạn chế dùng các hiệu ứng animation và nền slide quá lòe loẹt. Trừ khi bạn đang thuyết trình về làm thế nào để có bài thuyết trình sinh động, hay bạn đang thể hiện khả năng sử dụng tin học văn phòng với power point. Còn khi bạn đang báo cáo, bảo vệ đồ án thì nên tập trung vào nội dung khoa học của đề tài. Chỉ nên dùng hiệu ứng ở một vài điểm hạn chế mà bạn cho là quan trọng. Và chỉ nên dùng hiệu ứng như đổi màu chữ, hay phóng to chứ, hoặc minh họa bằng hình ảnh thôi.

Thứ năm, text trong các slide:
- chỉ nên viết theo ý ngắn gọn
- không nên viết dạng câu hoàn chỉnh. Nhiều bạn mắc sai lầm cơ bản là copy y nguyên nội dung trong quyển báo cáo rồi paste vào slide. Các bạn thử tưởng tượng là trình bày slide mà các bạn đọc y nguyên như trong quyển báo cáo, thì khác gì là bảo Hội đồng ngồi đọc slide đi là đc, còn các bạn đứng đấy làm ông phỗng?
Các bạn nên nhớ rằng slide là văn nói, còn quyển là văn viết, nên bản chất và cách trình bày khác nhau. Trong slide các bạn chỉ gạch đầu dòng các ý chính, nhận định chính. Còn giải thích chi tiết và cặn kẽ thì các bạn nói bằng lời, không nên viết vào slide.

 Thứ sáu, và cũng là cái khó thực hiện nhất đối với hầu hết các bạn: tuân thủ nguyên lí 3-5 của Miller. Nguyên lí này nói rằng tại mỗi thời điểm, người ta chỉ tập trung chú ý được tối đa 5-7 vấn đề khác nhau, còn bình thường thì chỉ có thể tập trung vào 3-5 vấn đề. Vậy nguyên lí này áp dụng trong chuẩn bị làm slide như thế nào? Sau đây là một số quy tắc phổ biến được dựa trên luật này:
- Một nội dung không nên trình bày dài quá 3-5 slide liên tiếp.
- Trong một slide, không nên trình bày quá 3-5 ý (mỗi ý được coi là một gạch đầu dòng)
- Trong mỗi ý, không nên viết dài quá 3 dòng.
- Trong mỗi slide, không nên dùng quá 3 màu chữ
- Trong một slide, không nên trình bày quá 3 hình vẽ khác nhau
-...


Trình bày báo cáo

Khi trình bày báo cáo trước hội đồng, các bạn cần lưu ý những điểm sau.

Thứ nhất, trang phục gọn gàng, nghiêm túc. Kinh nghiệm cho thấy là các bạn nên chọn bộ trang phục bạn ưng ý nhất mà bạn đã từng mặc (tất nhiên phải phù hợp với thời tiết), chứ đừng mạo hiểm mặc bộ đồ mới nhất của mình mà chưa mặc bao giờ. Lí do đơn giản là vì chưa mặc bao giờ nên có khi nó không hợp, hoặc bạn bất ngờ nhận được phản ứng không tốt từ bạn bè về bộ trang phục, ảnh hưởng đến tinh thần của bạn. Hoặc đôi khi bộ đồ mới có những tư thế bạn bị vấp ngã, hoặc lộ hàng mà bạn không lường trước được, ... Tất cả đều gây lúng túng cho tinh thần của bạn. Trong khi bộ đồ mặc rồi sẽ giúp bạn quen được với chúng hết rồi nên bạn không bị ảnh hưởng gì cả.

Thứ hai, tâm lí thoải mái, tự tin. Nhưng đừng tự tin thái quá gây mất cảm tình đối với người nghe. Nếu bạn thấy hồi hộp hay căng thẳng thì hãy thử thực hiện tip này nhé: hít thở thật sâu vào rồi thở ra từ từ, làm khoảng 3-5 lần sẽ bình tĩnh lại ngay.
Và đừng quên mỉm cười trước khi bắt đầu báo cáo, hãy mỉm cười bao dung như kiểu bạn đang tha thứ lỗi lầm cho một đứa trẻ nào đó, tự nhiên bạn nói sẽ hay hơn và truyền cảm hơn nhiều! ;)

Thứ ba, nói to, rõ ràng, và điềm đạm. Không nói quá nhanh để gây ấn tượng bạn là người hấp tấp, cũng không nói quá chậm gây buồn ngủ.

Thứ tư, quan trọng nhất, là không bao giờ đọc nguyên xi slide! Nếu bạn đọc thế thì hãy nghĩ bạn đứng đấy làm gì khi Hội đồng chỉ ngồi đọc slide cũng nắm được y như khi có bạn trình bày!
(xem lại điều thứ năm trong mục chuẩn bị slide)

Thứ sáu, đến phần câu hỏi hay nhận xét của Hội đồng, các bạn phải tôn trọng nguyên tắc:
- Lắng nghe cho hết câu hỏi của các thầy cô, trước khi bắt đầu trả lời, đừng có lanh chanh nghe chưa hết câu đã trả lời hợc cãi nhem nhẻm. Trong trường hợp bạn không biết đã bắt đầu trả lời được chưa thì nên hỏi nhẹ nhàng kiểu: bây giờ em xin phép trả lời được chưa ạ?
- Nếu nghe không rõ câu hỏi thì phải hỏi lại. Và chỉ nên hỏi lại đúng 1 lần thôi. Nên cầm theo giấy bút để note lại câu hỏi. Vì nhiều khi, Hội đồng quyết định hỏi hết một lượt rồi mới cho sinh viên trả lời. Nếu bạn không note lại thì chắc chắn bạn chỉ nhớ được câu hỏi cuối cùng vừa hỏi mà thôi, còn các câu trước đó bạn quên hết!
- Nên trả lời ngắn gọn, nếu không hiểu cứ nhận không hiểu! Đừng cố cãi tay đôi vì nó chẳng giúp bạn nâng điểm lên tí nào, mà còn làm mất thiện cảm đối với Hội đồng.
- Tiếp thu các góp ý của Hội đồng với thái độ cầu tiến!

Hi vọng những hưỡng dẫn này giúp ích được cho các bạn trong kì bảo vệ sắp tới!

Một số ví dụ về lỗi trình bày trong slide, các bạn NÊN TRÁNH
(Ảnh chụp tư liệu từ một số slide của sinh viên khi chưa được góp ý, đây không phải là bản cuối cùng của các bạn ấy!)



Slide này có các lỗi:
- đánh tên chương như trong quyển vào slide
- đánh tên mục như trong quyển báo cáo vào slide
- Copy y nguyên text trong quyển bỏ vào slide
- các ý trong slide là viết nguyên câu mà không viết theo ý
-  mỗi ý trong slide dài quá 3 dòng
- không đánh số slide



Slide này có các lỗi:
- đánh số mục tiêu đề giống quyển báo cáo
-Hai câu đầu đoạn gạch đầu dòng bị thừa 1
- Nội dung chính trình bày không rõ ràng: quá 3 dòng nên không theo dõi được
- không đánh số trang



Slide này bị các lỗi sau:
- quá nhiều màu khác nhau trong một slide
- không đánh số trang



Slide này bị các lỗi sau:
- nền quá màu mè, nội dung không nổi
- số màu nền và màu chữ trong slide quá 3
- không đánh số trang