Chuẩn bị slide và trình bày báo cáo

Nội dung bài này sẽ hướng dẫn các bạn cách chuẩn bị slide và trình bày báo cáo cho buổi bảo vệ như thế nào. Các bạn cũng có thể áp dụng các hướng dẫn này vào các bài thuyết trình bài tập lớn, báo cáo nhóm, ....

Chuẩn bị slide

Khi chuẩn bị slide, các bạn nên chú ý các vấn đề cơ bản sau, có thể nó rất tiểu tiết nhưng nếu các bạn vẫn vướng vào thì ấn tượng về bài báo cáo của các bạn sẽ bị giảm đi rõ rệt.

Thứ nhất, rất đơn giản nhưng rất nhiều bạn quên, là phải đánh số trang slide, và nếu có thể đánh luôn số trang + tổng số trang của slide. Việc này rất quan trọng cho người nghe vì nếu người ta muốn hỏi bạn chỗ nào, người ta chỉ cần note số trang lại là xong. Sau đó, khi bị hỏi, bạn nhảy đến trang tương ứng cũng rất nhanh. Việc đánh số tổng số trang của slide sẽ giúp người xem (nghe) biết được bạn đang ở giai đoạn mở đầu, phát triển, hay chuẩn bị kết thúc bài thuyết trình.

Thứ hai, đừng bê kiểu trình bày như trong quyển in của luận văn vào trong slide. Trong slide không nên để đề mục có các các chữ như "chương I", "chương X", ... và cũng không nên để các số thứ tự của đề mục vào như "2.1. bla bla..."

Thứ ba, bố cục trình bày phải đầy đủ ít nhất 3 phần:
- Phần 1: Đặt vấn đề và cơ sở giải quyết: thường là nội dung chương 1 + 2 trong bài outlinne, phần này chỉ nên chiếm tối đa 1/3 số slide của bạn
- Phần 2: Phần bạn giải quyết vấn đề thế nào: thường tương ứng nội dung chương 3 như trong bài outline, phần này chiếm hầu hết nội dung còn lại bạn phải trình bày
- Phần 3: Kết luận: nêu những việc làm được, những việc chưa làm được, và hướng giải quyết.
Rất nhiều bạn lan man ở phần 1 quá nhiều, thậm chí quá nửa số slide. Vì các bạn nghĩ nên trình bày rõ hiểu biết của mình về các vấn đề cơ sở như thuật toán, mô hình, framework,... để thể hiện với Hội đồng. Đấy là sai lầm lớn!
Các bạn nên nhớ là mấy kiến thức cơ sở đó chỉ mới đối với bản thân các bạn, nên các bạn cảm thấy hay và muốn thể hiện, chứ thực ra nó luôn quá cũ và quen thuộc với các thầy cô trong Hội đồng hết rồi nên ngồi nghe lại mấy cái đó rất chán. Cho nên Hội đồng chỉ hào hứng và tập trung vào cái phần các bạn LÀM được, nghĩa là phần 2, chứ không ai chú đến cái phần các bạn HIỂU được ở phần 1!

Thứ tư, nên hạn chế dùng các hiệu ứng animation và nền slide quá lòe loẹt. Trừ khi bạn đang thuyết trình về làm thế nào để có bài thuyết trình sinh động, hay bạn đang thể hiện khả năng sử dụng tin học văn phòng với power point. Còn khi bạn đang báo cáo, bảo vệ đồ án thì nên tập trung vào nội dung khoa học của đề tài. Chỉ nên dùng hiệu ứng ở một vài điểm hạn chế mà bạn cho là quan trọng. Và chỉ nên dùng hiệu ứng như đổi màu chữ, hay phóng to chứ, hoặc minh họa bằng hình ảnh thôi.

Thứ năm, text trong các slide:
- chỉ nên viết theo ý ngắn gọn
- không nên viết dạng câu hoàn chỉnh. Nhiều bạn mắc sai lầm cơ bản là copy y nguyên nội dung trong quyển báo cáo rồi paste vào slide. Các bạn thử tưởng tượng là trình bày slide mà các bạn đọc y nguyên như trong quyển báo cáo, thì khác gì là bảo Hội đồng ngồi đọc slide đi là đc, còn các bạn đứng đấy làm ông phỗng?
Các bạn nên nhớ rằng slide là văn nói, còn quyển là văn viết, nên bản chất và cách trình bày khác nhau. Trong slide các bạn chỉ gạch đầu dòng các ý chính, nhận định chính. Còn giải thích chi tiết và cặn kẽ thì các bạn nói bằng lời, không nên viết vào slide.

 Thứ sáu, và cũng là cái khó thực hiện nhất đối với hầu hết các bạn: tuân thủ nguyên lí 3-5 của Miller. Nguyên lí này nói rằng tại mỗi thời điểm, người ta chỉ tập trung chú ý được tối đa 5-7 vấn đề khác nhau, còn bình thường thì chỉ có thể tập trung vào 3-5 vấn đề. Vậy nguyên lí này áp dụng trong chuẩn bị làm slide như thế nào? Sau đây là một số quy tắc phổ biến được dựa trên luật này:
- Một nội dung không nên trình bày dài quá 3-5 slide liên tiếp.
- Trong một slide, không nên trình bày quá 3-5 ý (mỗi ý được coi là một gạch đầu dòng)
- Trong mỗi ý, không nên viết dài quá 3 dòng.
- Trong mỗi slide, không nên dùng quá 3 màu chữ
- Trong một slide, không nên trình bày quá 3 hình vẽ khác nhau
-...


Trình bày báo cáo

Khi trình bày báo cáo trước hội đồng, các bạn cần lưu ý những điểm sau.

Thứ nhất, trang phục gọn gàng, nghiêm túc. Kinh nghiệm cho thấy là các bạn nên chọn bộ trang phục bạn ưng ý nhất mà bạn đã từng mặc (tất nhiên phải phù hợp với thời tiết), chứ đừng mạo hiểm mặc bộ đồ mới nhất của mình mà chưa mặc bao giờ. Lí do đơn giản là vì chưa mặc bao giờ nên có khi nó không hợp, hoặc bạn bất ngờ nhận được phản ứng không tốt từ bạn bè về bộ trang phục, ảnh hưởng đến tinh thần của bạn. Hoặc đôi khi bộ đồ mới có những tư thế bạn bị vấp ngã, hoặc lộ hàng mà bạn không lường trước được, ... Tất cả đều gây lúng túng cho tinh thần của bạn. Trong khi bộ đồ mặc rồi sẽ giúp bạn quen được với chúng hết rồi nên bạn không bị ảnh hưởng gì cả.

Thứ hai, tâm lí thoải mái, tự tin. Nhưng đừng tự tin thái quá gây mất cảm tình đối với người nghe. Nếu bạn thấy hồi hộp hay căng thẳng thì hãy thử thực hiện tip này nhé: hít thở thật sâu vào rồi thở ra từ từ, làm khoảng 3-5 lần sẽ bình tĩnh lại ngay.
Và đừng quên mỉm cười trước khi bắt đầu báo cáo, hãy mỉm cười bao dung như kiểu bạn đang tha thứ lỗi lầm cho một đứa trẻ nào đó, tự nhiên bạn nói sẽ hay hơn và truyền cảm hơn nhiều! ;)

Thứ ba, nói to, rõ ràng, và điềm đạm. Không nói quá nhanh để gây ấn tượng bạn là người hấp tấp, cũng không nói quá chậm gây buồn ngủ.

Thứ tư, quan trọng nhất, là không bao giờ đọc nguyên xi slide! Nếu bạn đọc thế thì hãy nghĩ bạn đứng đấy làm gì khi Hội đồng chỉ ngồi đọc slide cũng nắm được y như khi có bạn trình bày!
(xem lại điều thứ năm trong mục chuẩn bị slide)

Thứ sáu, đến phần câu hỏi hay nhận xét của Hội đồng, các bạn phải tôn trọng nguyên tắc:
- Lắng nghe cho hết câu hỏi của các thầy cô, trước khi bắt đầu trả lời, đừng có lanh chanh nghe chưa hết câu đã trả lời hợc cãi nhem nhẻm. Trong trường hợp bạn không biết đã bắt đầu trả lời được chưa thì nên hỏi nhẹ nhàng kiểu: bây giờ em xin phép trả lời được chưa ạ?
- Nếu nghe không rõ câu hỏi thì phải hỏi lại. Và chỉ nên hỏi lại đúng 1 lần thôi. Nên cầm theo giấy bút để note lại câu hỏi. Vì nhiều khi, Hội đồng quyết định hỏi hết một lượt rồi mới cho sinh viên trả lời. Nếu bạn không note lại thì chắc chắn bạn chỉ nhớ được câu hỏi cuối cùng vừa hỏi mà thôi, còn các câu trước đó bạn quên hết!
- Nên trả lời ngắn gọn, nếu không hiểu cứ nhận không hiểu! Đừng cố cãi tay đôi vì nó chẳng giúp bạn nâng điểm lên tí nào, mà còn làm mất thiện cảm đối với Hội đồng.
- Tiếp thu các góp ý của Hội đồng với thái độ cầu tiến!

Hi vọng những hưỡng dẫn này giúp ích được cho các bạn trong kì bảo vệ sắp tới!

Một số ví dụ về lỗi trình bày trong slide, các bạn NÊN TRÁNH
(Ảnh chụp tư liệu từ một số slide của sinh viên khi chưa được góp ý, đây không phải là bản cuối cùng của các bạn ấy!)



Slide này có các lỗi:
- đánh tên chương như trong quyển vào slide
- đánh tên mục như trong quyển báo cáo vào slide
- Copy y nguyên text trong quyển bỏ vào slide
- các ý trong slide là viết nguyên câu mà không viết theo ý
-  mỗi ý trong slide dài quá 3 dòng
- không đánh số slide



Slide này có các lỗi:
- đánh số mục tiêu đề giống quyển báo cáo
-Hai câu đầu đoạn gạch đầu dòng bị thừa 1
- Nội dung chính trình bày không rõ ràng: quá 3 dòng nên không theo dõi được
- không đánh số trang



Slide này bị các lỗi sau:
- quá nhiều màu khác nhau trong một slide
- không đánh số trang



Slide này bị các lỗi sau:
- nền quá màu mè, nội dung không nổi
- số màu nền và màu chữ trong slide quá 3
- không đánh số trang