Phương pháp để hoàn thiện và tránh lỗi tiểu tiết trong quyển báo cáo và slide

Bài này sẽ hướng dẫn các bạn một phương pháp đơn giản nhưng rất hiệu quả để tránh các lỗi tiểu tiết trong quyển báo cáo cũng như trong slide ở giai đoạn hoàn thành. Tránh được những lỗi này sẽ giúp các bạn tránh bị giáo viên hướng dẫn hay các thành viên hội đồng sa đà vào phê phán các lỗi tiểu tiết của các bạn mà có nhiều thời gian hơn hướng dẫn các bạn ở các nội dung có tính chiều sâu và tính khoa học hơn.
Bản thân tôi mà sinh viên cứ nộp báo cáo cho tôi đọc mà vẫn còn dính mấy cái lỗi cơ bản này là tôi bực mình lắm. Vì rất tốn thời gian sửa mấy lỗi cỏn con này, thành ra không còn thời gian sửa các lỗi chính!

Cách thực hiện

Cách thực hiện rất dễ:
- Các bạn lôi giấy bút ra, và liệt kê lại toàn bộ các danh sách lỗi phải tránh cho từng nội dung, đánh số từ 1 đến hết cho dễ theo dõi.
- Sau đó ngồi đọc lại báo cáo (slide) từ đầu đến cuối với từng lỗi một. Lưu ý là mỗi lần đọc lại các bạn chỉ được theo dõi đúng 1 lỗi thôi nhé.
- Nếu lỗi đó không còn xuất hiện trong báo cáo nữa thì đánh dấu lỗi đó đã pass trong cái danh sách ban đầu
- Khi nào toàn bộ danh sách ban đầu đã pass hết thì các bạn mới gửi cho giáo viên hướng dẫn đọc

Vậy danh sách lỗi bao gồm những gì? Những mục tiếp theo sẽ liệt kê một số lỗi cơ bản phải tránh. Các bạn có thể bổ sung thêm theo yêu cầu đặt trưng của đề tài và của giáo viên hướng dẫn.

Danh sách lỗi cần phải tránh trong quyển báo cáo

Các bạn lập danh sách bao gồm ít nhất các lỗi sau, tôi liệt kê từ dễ đến khó, từ đầu đến cuối báo cáo:
1. Tên đề tài đã hợp lí chưa?
2. Số lượng chương có đúng nằm trong khoảng 3-4 chương chưa?
3. Có mục lục chính, mục lục hình vẽ, bảng biểu, từ viết tắt chưa?
4. Mục lục chỉ trình bày các tiêu đề có độ sâu đến 3
5. Mục lục chỉ đúng số trang
6. Mục lục hình vẽ chỉ đúng số trang
7. Mục lục bảng biểu chỉ đúng số trang
8. Header và footer không in chữ to hơn nội dung, không được dài quá 1 dòng
9. font chữ, giãn dòng, căn lề đã chuẩn chưa
10. Có mở đầu chưa?
11. Mở đầu phải có giới thiệu nội dung các chương
12. Mở đầu không được xin cảm ơn ai và cũng không được kêu ca kiểu "do thời gian có hạn nên..."
13. Báo có có kết luận chưa?
14. Kết luận phải có 3 phần: nêu những đóng góp của luận văn đã thực hiện được, những hạn chế tồn tại, và hướng phát triển tiếp theo
15. Kết luận không được xin cảm ơn ai và cũng không được kêu ca kiểu "do thời gian có hạn nên..."
16. Có mục tài liệu tham khảo chưa?
17. Mỗi tài liệu tham khảo phải có đầy đủ thông tin như hướng dẫn trong bài  trích dẫn TLTK, và không đươc liệt kê các trang web không đủ tin cậy
18. Thứ tự các mục chính phải là: mở đầu, chương 1, 2,3... kết luận
19. Đánh số tranh chính thức từ mục mở đầu
20. Phần các loại mục lục và lời cảm ơn đánh số kiểu la mã loại chữ thường (không được chữ in hoa)
21. Tên các chương đã logic chưa?
22. Bắt đầu chương mới có break trang
23. Đầu mỗi chương có phần giới thiệu nội dung chính trong chương
24. Cuối mỗi chương có kết luận chương đã trình bày cái gì và nó là cơ sở để chương sau trình bày cái gì
25. Trong mở đầu và kết luận các chương, chỉ được dùng các câu đơn, có đầy đủ chủ ngữ, vị ngữ. Tránh các câu kiểu như "Trong chương 1, sẽ trình bày...." là câu không có chủ ngữ.
26. Tên các đề mục không được là câu hỏi, cũng không được dài quá 1 dòng
27. Style các đề mục cùng hàng thì phải giống nhau về font chữ, cỡ chữ, in nghiêng, in đậm
28. Mục có dộ sâu cấp 4 trở lên thì đánh số theo a,b,c mà không được đánh số, chẳng hạn như 2.1.1.3 là không được
29.Các hình vẽ có đánh số theo chương và caption đầy đủ, caption phải nằm cùng trang với hình vẽ chứ không được để hình một trang, caption nhảy sang trang tiếp theo
30.Các bảng biểu có đánh số theo chương và caption đầy đủ, caption phải nằm cùng trang với bảng biểu chứ không được để bảng một trang, caption nhảy sang trang tiếp theo
31.Tất cả các nhận định, công thức, hình vẽ tham khảo từ chỗ khác phải chú dẫn nguồn tham khảo.
32.Chú dẫn tham khảo phải để trong dấu [], và đặt trước dấu chấm câu, trước dấu hai chấm. Không được đặt trong tên các đề mục
33.Tất cả các công thức toán học phải đánh số thứ tự theo chương, căn lề sát bên phải, để trong dấu ngoặc đơn. Nhưng phần công thức vẫn phải căn lề giữa
34. Tất cả các hình vẽ, bảng biểu, thuật toán, nên dịch và vẽ lại bằng tiếng Việt, tránh chụp hình paste vào.
35. Không xưng tôi, em, paper, article .... trong báo cáo. Chỉ được xưng "luận văn"
36. Tránh tất cả các lỗi chính tả: nhầm giữa "s" và "x" , "ch" và "tr", "r" và "d", "n" và "l"...
37. Cân bằng giữa độ dài các chương: không để 1 chương nào đó dài hơn cả 2 chương khác cộng lại
38. Những mục như phân tích thiết kế, nên dùng kí hiệu chuẩn của UML, không được dùng các kí hiệu do mình tự đặt ra
39. Tất cả các sơ đồ, hình vẽ phân tích thiết kế đều phải có diễn giải kèm theo chứ không được dán một cái sơ đồ vào xong để đấy mà không có diễn giải gì.
40. Tổng số trang phần nội dung chính thức (từ mở đầu đến hết tài liệu tham khảo) nên nằm trong 50-60 trang

Như vậy khi duyệt xong các danh sách này thì các bạn phải đọc, xem lại cái báo cáo của mình ít nhất 40 lần, ngoài ra còn có các yêu cầu bổ sung từ giáo viên hướng dẫn nữa! Nghe có vẻ nhàm chán và buồn tẻ nhưng các bạn hãy làm thế đi, vì nếu không, các thầy cô cũng sẽ bắt các bạn sửa đi sửa lại tương đương với việc đọc lại chừng ấy lần, mà các bạn bị mất thời gian hơn rất nhiều và các thầy cô sẽ đánh giá các bạn thấp đi rất nhiều!


Danh sách lỗi cho slide

Danh sách lỗi cho slide bao gồm:
1. Slide đầu phải có đầy đủ thông tin: tên đề tài, người hướng dẫn, người thực hiện, tên trường có thể có hoặc không
2. Slide đầu và slide chuyển phần không đánh số trang
3. Các slide còn lại phải có đánh số trang
4. Có slide trình bày outline nội dung sẽ trình bày
5. Không đánh số chương mục theo quyển báo cáo
6. Có đầy đủ các phần đặt vấn đề, hướng tiếp cận, cơ sở khoa học cho hướng tiếp cận, giải pháp và ứng dụng
7. Phần chính, chiếm ít nhất nửa số slide là phần giải pháp và áp dụng
8. Slide có phần kết luận
9. Slide kết luận phải có đầy đủ 3 phần: những công việc đã thực hiện được, những điểm còn hạn chế, hướng phát triển tiếp theo
10. Mỗi nội dung không trình bày quá 3-5 slide
11. Mỗi slide không có quá 3 màu chữ, màu hình
12. Mỗi slide không có quá 3-5 gạch đầu dòng
13. Mỗi gạch đầu dòng không có quá 3 dòng
14. Không được viết câu hoàn chỉnh trong slide
15. Không có nhiều hiệu ứng trong slide
16. Tổng số trang slide trung bình tương ứng 1 phút cho 1-1.2 slide. Ví dụ thời gian báo cáo là 15 phút thì nên làm slide có 15-20 trang nội dung, trừ các trang tiêu đề, chuyển trang, outline.
17. Có slide cảm ơn bằng tiếng việt. câu cảm ơn không dài quá 1 dòng
18. Sau slide cảm ơn thì nên copy lại y nguyên cái slide tiêu đề, để khi hội đồng đặt câu hỏi, các bạn show cái slide tiêu đề thì ý nghĩa hơn cái slide chỉ với câu cảm ơn đơn điệu!

Các bạn hãy làm thử mà xem, tuy rất nhàm chán nhưng hiệu quả sẽ ngoài sức mong đợi! Nên nhớ rằng các bạn mắc lỗi trong nội dung thì dễ tha thứ chứ mắc mấy cái lỗi tiểu tiết này thì rất khó tha thứ và bị mất cảm tình ngay tức khắc. Trong khi đó, đọc 1 quyển báo cáo hay xem một slide mà tránh được lỗi này các bạn rất dễ thu hút được hội đồng và dễ có cảm tình để được đánh giá cao!
Chúc các bạn thành công!